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POLÍTICAS, CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS CONTRA EL LAVADO DE DINERO/ KYC

DOCUMENTO ACTUALIZADO EL 3 DE DICIEMBRE DE 2019

, como miembro del Grupo AC, también actuará de acuerdo con este Reglamento como se establece en esta declaración de Política del Grupo ALD/KYC.
La política del Grupo AC es que todos los miembros del personal a todos los niveles participen activamente en la prevención de que los servicios del Grupo AC sean explotados por delincuentes y terroristas con fines de lavado de dinero. Esta participación tiene como objetivos:

  • asegurar el cumplimiento por parte del Grupo AC de todas las leyes aplicables, los instrumentos reglamentarios y los requisitos de la autoridad supervisora del Grupo AC
  • proteger al Grupo AC y a todo su personal como individuos de los riesgos asociados a las infracciones de la ley, los reglamentos y los requisitos de supervisión
  • preservar el buen nombre del Grupo AC contra el riesgo de daño a la reputación que presenta la implicación en actividades de lavado de dinero y financiación del terrorismo
  • hacer una contribución positiva a la lucha contra el crimen y el terrorismo.

Para lograr estos objetivos, la política del Grupo AC implica que:

  • cada miembro del personal cumplirá con sus obligaciones personales según corresponda a su función y posición en el Grupo AC
  • no se permitirá que las consideraciones comerciales ni el sentido de lealtad a los Usuarios de la Plataforma prevalezcan sobre el compromiso del Grupo AC en materia de lucha contra el lavado de dinero
  • El Grupo AC designará al profesional específico para que sea responsable del cumplimiento de la normativa contra el lavado de dinero (el responsable de AC). El Grupo AC notificará a la autoridad supervisora (si procede) y proporcionará el nombre del director responsable
  • El Grupo AC nombrará a un Oficial de Reporte de Lavado de Dinero (MLRO, por sus siglas en inglés). El Grupo AC nombrará a un adjunto para cubrir en ausencia del MRLO. El MRLO y el suplente recibirán toda la ayuda y cooperación de todos los miembros del personal en el desempeño de las funciones de sus nombramientos
  • El Grupo AC llevará a cabo una evaluación en toda la empresa sobre los riesgos de lavado de dinero y financiación del terrorismo a los que está sujeto el Grupo AC y diseñará y aplicará controles adecuados para mitigar y gestionar eficazmente los riesgos identificados
  • El Grupo AC establecerá y mantendrá políticas y procedimientos documentados y proporcionados, incluidos controles, que describan las medidas positivas que debe adoptar el personal para prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo en el desempeño de su labor. El MRLO las mantendrá bajo revisión para asegurar que sigan siendo apropiadas.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE DINERO

POLÍTICA

La política del Grupo AC es identificar y evaluar los riesgos de lavado de dinero y financiación del terrorismo que representan los negocios que realizamos, de modo que podamos mitigar ese riesgo aplicando niveles adecuados a personas y empresas que utilicen la plataforma tal como la explota (los usuarios de la plataforma). Los Usuarios de la Plataforma son los llamados Proveedores de Servicios, es decir, el Estudio y el Performer con los que ha celebrado el Contrato de Estudio y el Contrato de Performer, respectivamente. El Performer también se denomina «Modelo». Estos Proveedores de Servicios ofrecen y venden sus servicios a sus clientes (Usuarios) en la Plataforma SNV.

CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS

  1. El Grupo AC evaluará el riesgo de lavado de dinero que representan los Usuarios de la Plataforma y el negocio realizado según tres niveles:
    • el rango normalmente tratado por el Grupo AC, requiriendo el nivel normal de diligencia debida del cliente del Grupo AC
    • un nivel de riesgo excepcionalmente alto que requiere un mayor nivel de diligencia por parte del cliente
    • un nivel de riesgo insignificante que sólo requiere una diligencia debida simplificada.
  2. El Grupo AC identificará y mantendrá listas de factores de riesgo (incluidos los requeridos por el Reglamento) relacionados con los Usuarios de la Plataforma, los productos o servicios, las transacciones, los canales de entrega y las áreas geográficas de operación.
  3. El Grupo AC evaluará el nivel de riesgo asociado a estos factores mediante el análisis de indicadores, entre los que se incluyen:
    • características del Usuario de la Plataforma (individual o corporativo, estatus, ubicación, ocupación)
    • la finalidad de las cuentas o compromisos, los niveles de activos y las transacciones
    • la regularidad o la duración de las relaciones comerciales.
  4. El Grupo AC actualizará anualmente la evaluación de riesgos para asegurar que se aborden los riesgos nuevos y emergentes, y que se refleje la nueva información suministrada por nuestra autoridad supervisora.
  5. El Grupo AC mantendrá un registro escrito actualizado de todas las medidas adoptadas y proporcionará la evaluación de riesgos y la información en la que se basó.
  6. Se evaluará el riesgo de lavado de dinero o de financiación del terrorismo que representa cada Usuario de la Plataforma:
    • durante el nuevo proceso de aceptación del Usuario de la Plataforma (KYC), antes de realizar cualquier trabajo.
    • siempre que el proceso de vigilancia continua del grupo AC indique que un cambio en el entorno comercial u operativo de un Usuario de la Plataforma establecida puede representar un cambio en el riesgo de lavado de dinero.
  7. La evaluación de los riesgos en relación con un Usuario de la Plataforma será llevada a cabo por el ofocial responsable del Grupo AC, que determinará las medidas de diligencia debida apropiadas con respecto a cada usuario de la Plataforma en base a:
    • La evaluación de riesgos del Grupo AC en toda la empresa
    • evaluación del nivel de riesgo que surge en cualquier caso particular.
  8. Se debe dejar constancia de la evaluación de las relaciones individuales de los Usuarios de la Plataforma, confirmando que se ha tenido en cuenta la evaluación de riesgos de todo el negocio del Grupo AC, así como cualquier otro factor pertinente que se haya considerado.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA LA VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD DE LOS USUARIOS DE LA PLATAFORMA (KYC)

POLÍTICA

Es política del Grupo AC verificar la identidad de todos los Usuarios de la Plataforma, asegurándose de que los procedimientos reflejan las características de riesgo del usuario de la Plataforma. Al abrir una cuenta con el Grupo AC, todos los Usuarios de la Plataforma serán verificados en base a los siguientes procedimientos.

A. CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA UTILIZACIÓN DE LA PLATAFORMA (SNV)

Los Usuarios de la Plataforma que ofrecen y venden sus servicios en la plataforma de SNV – Performers and Studio's – actuando en la forma de una entidad corporativa necesitan proporcionar la siguiente información:

  • Nombre de la compañía
  • Número de registro oficial
  • Naturaleza social
  • País de la sede central
  • Dirección de la sede central
  • Si procede, número de IVA intracomunitario
  • Dirección de correo de contacto
  • Número de teléfono
  • Toda la información sobre los propietarios beneficiarios.

El oficial responsable del Grupo AC comprobará que el Usuario de la Plataforma esté debidamente incorporado (si procede) y registrado, y tomará las medidas necesarias para determinar quiénes son los principales beneficiarios efectivos, y las personas con un control significativo, y su identidad se verificará de acuerdo con este procedimiento.

B. Los Usuarios de la Plataforma SNV que ofrecen y venden sus servicios en la Plataforma SNV – Performers y Studio's – que no actúan en forma de entidad corporativa necesitan proporcionar la siguiente información:

  • Nombre o identificación del Estudio/Performer no individual
  • País de origen
  • Dirección
  • Número de teléfono y dirección de correo electrónico de contacto
  • Una declaración de sus obligaciones de cualquier impuesto debido y una declaración de que puede actuar como una entidad no legal en su país (microempresas).
Verificación de identidad
  1. El miembro del personal que lleve a cabo la verificación de la identidad completará el proceso comprobando que el Estudio/Performer no es objeto de sanciones u otras medidas reglamentarias, utilizando los métodos de selección establecidos por el MRLO. (Lista negra de terroristas internacionales, verificación por teléfono o sms).
  2. Para el Estudio/Performers, los controles de identidad se llevarán a cabo mediante el examen de:
    • un documento que contenga una fotografía que confirme el nombre del Agente del Estudio/Performer, como un pasaporte válido.
    • foto con el documento de identidad dado junto al rostro
    • un documento que confirme la dirección del Agente del estudio/Performer, como una factura de servicios públicos (de menos de 3 meses de antigüedad y que no sea factura de teléfono móvil). Este documento es necesario incluso si el documento que confirma el nombre también tiene la dirección. El MRLO del Grupo AC mantendrá una lista de documentos aceptables o información obtenida de una fuente fiable que sea independiente del Estudio/Performer:
    • sólo se aceptará para su examen una copia escaneada en color del documento.
    • Las fuentes de información electrónica deben haber sido evaluadas en cuanto al riesgo antes de su utilización.
  3. En los casos en que un Usuario de la Plataforma no pueda presentar documentos aceptables, el oficial responsable del Grupo AC tomará una decisión basada en el riesgo al aceptar los documentos que estén disponibles, consultando con el MRLO si es apropiado.
  4. Cuando el Agente del Estudio/Performer no sea un residente europeo, o no sea visto en persona (es decir, a través de la cámara web) por el miembro del personal que lleve a cabo la verificación, el oficial responsable del Grupo AC tomará una decisión basada en el riesgo sobre los medios de verificación que se aceptarán, consultando con el MRLO si procede.
Comprobación de la propiedad efectiva
  1. Cuando el ejecutor no sea el beneficiario efectivo de los bienes involucrados, el oficial responsable del Grupo AC tomará las medidas necesarias para determinar quién es el beneficiario efectivo y tomará medidas razonables para verificar su identidad, de acuerdo con este procedimiento.
  2. El MRLO preparará un formato para que lo utilice el oficial responsable del Grupo AC al solicitar al Estudio/Performer la verificación de la identidad y la información sobre el beneficiario final, así como un procedimiento de seguimiento cuando no se satisfagan las solicitudes dentro del plazo reglamentario.
  3. Si se han agotado sin éxito todos los medios posibles para identificar al beneficiario efectivo de un Estudio/Performer no individual, y se han registrado, el oficial responsable del Grupo AC buscará la aprobación del MRLO, que se dará en función del riesgo, para tratar como su beneficiario efectivo a la persona superior responsable de la gestión del Estudio/Performer no individual.
  4. Con respecto al beneficiario o beneficiarios finales del Estudio/Performer no individual, se requiere la siguiente información:
    • Título
    • Nombre y apellido
    • País de residencia
    • Dirección
    • Fecha de nacimiento
    • Lugar de nacimiento
    • Número ID
    • Razón por la que el individuo es UBO (porcentaje de capital/propiedad directa o indirecta, etc.)
  5. En el caso de que el Usuario de la Plataforma sea una empresa que cotice en bolsa o una empresa regulada, el Oficial responsable del Grupo AC comprobará que el Usuario de la Plataforma esté debidamente registrado, y que la persona con la que trata el Grupo AC esté debidamente autorizada para actuar en nombre de los Usuarios de la Plataforma, y verificará la identidad de dicha persona de acuerdo con este procedimiento, además de la del Estudio/Performer no individual.
  6. En todos los casos que se considere que presentan un mayor riesgo de lavado de dinero, cuando se requiera una mayor diligencia debida por parte del Usuario de la Plataforma, el Oficial responsable del Grupo AC consultará con el MRLO para decidir los pasos adicionales para verificar la identidad del usuario de la Plataforma.
  7. Se registrarán todos los procesos de verificación de identidad, así como las medidas adoptadas para verificar la identidad de los artistas no individuales. Esto incluirá guardar fotocopias de todos los documentos producidos y los intercambios de correo electrónico.
  8. Tanto para el individuo como para el Estudio/Performer no individual, el Oficial responsable del Grupo AC recogerá la información de referencia de la cuenta bancaria de dicho Estudio/Performer:
    • Bic o IBAN
    • Nombre de la institución donde se encuentra la cuenta
    • Dirección de dicha institución
  9. Tanto para los Performers individuales como para los propietarios beneficiarios de Estudios/Performers no individuales, se supervisará si dicha persona califica como "persona políticamente expuesta". Al abrir una cuenta se harán las siguientes preguntas:
    • Es usted una persona políticamente expuesta, es decir, es usted un individuo que es o ha sido confiado con una función prominente.  S/N
    • ¿Está usted vinculado con esa persona (familia, socio cercano)? S/N
    • En caso afirmativo, sírvase indicar el nombre y la función de la persona que justifica esta condición.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA CONOCER EL NEGOCIO DEL USUARIO DE LA PLATAFORMA COMO PARTE DE LA DILIGENCIA DEBIDA AL CLIENTE (CDD)

POLÍTICA

Es política del Grupo AC obtener información que permita evaluar el propósito y la naturaleza prevista de la relación de cada Usuario de la Plataforma con el Grupo AC. Esta información de "Conozca el negocio de su cliente" permitirá al Grupo AC mantener nuestra evaluación del riesgo de lavado de dinero en curso, y notar cambios o anomalías en los acuerdos del Usuario de la Plataforma que podrían indicar lavado de dinero.
La política del Grupo AC es no ofrecer sus servicios, o retirarse de la prestación de sus servicios en la plataforma, si no se puede lograr una comprensión satisfactoria de la naturaleza y el propósito del negocio del Usuario de la Plataforma.

CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS (gestión de la seguridad, tal como se establece en el documento "Herramientas de Política ALD y prevención de Fraude")

  1. El oficial responsable de la AC obtendrá la Información Comercial de los Clientes de parte los Estudios/Performers (tanto individuales como no individuales) en la plataforma:
    • con aceptación de los acuerdos del Estudio/Performer sobre cualquier cambio significativo en los acuerdos del Estudio/Performer tales como el tamaño o la frecuencia de las transacciones, la naturaleza de los negocios realizados, la participación de nuevas partes o jurisdicciones como un ejercicio continuo a lo largo de la relación con el Usuario de la Plataforma.
  2. La Información Comercial de los Clientes que se solicita a los Usuarios de la Plataforma incluirá, pero no se limitará a:
    • el propósito o necesidad y la justificación comercial de los servicios que el Usuario de la Plataforma está vendiendo en la plataforma como un Estudio/Performer a los Usuarios y mediante el uso de la E-wallet para los pagos a los Usuarios de la Plataforma.
    • la procedencia de los fondos o activos involucrados en las actividades comerciales del Usuario de la Plataforma.
    • la naturaleza, el tamaño, la frecuencia, la procedencia y el destino de las transacciones previstas del Estudio/Performer (volumen y destino de las transacciones).
    • la justificación comercial de todos los usos de las estructuras y entidades (si procede).
    • las contrapartes y las jurisdicciones afectadas.
  3. La información se obtendrá formulando al Usuario de la Plataforma las preguntas pertinentes, y las respuestas dadas por el Usuario de la Plataforma se verificarán cuando ello sea posible dentro del curso de la conducta normal de la relación (encuesta al Usuario de la Plataforma).
  4. La información proporcionada por el Usuario de la Plataforma se registrará en la cuenta del Usuario de la Plataforma, para ayudar a la futura supervisión de la relación con el usuario de la Plataforma (Monitoreo de la cuenta con bandera.
  5. No obstante, las respuestas que no sean fácilmente verificables deberán considerarse junto con otros detalles conocidos o proporcionados por el Usuario de la Plataforma para comprobar que toda la información es coherente y plausible.
  6. En los casos en que las respuestas dadas por el Usuario de la Plataforma sean inverosímiles o incoherentes con otra información, o en los casos en que el Usuario de la Plataforma no esté dispuesto a dar respuestas satisfactorias a las consultas de diligencia debida, el oficial responsable del AC considerará si el Grupo AC debe iniciar la relación o retirarse de ella.
  7. Conocer la Información Comercial de los Clientes, o la falta de ella, será tenida en cuenta por todo el personal cuando se consideren posibles motivos para sospechar de lavado de dinero.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA LA VIGILANCIA CONTINUA DE LOS USUARIOS DE LA PLATAFORMA

El Grupo AC supervisará en todo momento los siguientes acontecimientos y buscará una explicación satisfactoria para los mismos:

  • Cambios en las referencias bancarias
  • Cambios de ubicación
  • Con respecto a los Estudios/Performers no individuales: cambios en la gestión/cambios en la propiedad efectiva

Las auditorías se realizarán en la fecha de aniversario, que es la fecha en la que el Estudio/Performer se ha registrado en la plataforma. Una alerta notificará al equipo cuando los controles deban realizarse.

La consecuencia de estas auditorías puede ser la realización de pasos adicionales (solicitud de documentación adicional, comprobaciones adicionales...), que deben ser documentados en el expediente de los Usuarios de la Plataforma (hecho de su información, documentos de apoyo e información de supervisión de la lucha contra el lavado de dinero).

Estas auditorías también pueden conducir a una nueva evaluación del nivel de escrutinio aplicado al Usuario de la Plataforma, incluso hasta el final de la relación comercial. Tal decisión es tomada por los propietarios del Grupo AC, con el asesoramiento del Oficial de Reporte del Lavado de Dinero (MLRO, por sus siglas en inglés) y el responsable de control interno.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA MANTENER REGISTROS DE LA INFORMACIÓN DE DILIGENCIA DEBIDA DE LOS USUARIOS DE LA PLATAFORMA

POLÍTICA

La política del Grupo AC es establecer y mantener sistemas para mantener registros de las consultas realizadas y la información obtenida al ejercer la diligencia debida de los Usuarios de la Plataforma para fines de lucha contra el lavado de dinero, y asegurar que esos registros sean recuperables según lo requerido por las estipulaciones legales y reglamentarias. Estos registros incluirán, entre otras cosas, los detalles registrados con fines de contabilidad y desarrollo comercial.

CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS

  1. Cuando se recopile información del Usuario de la Plataforma para prevenir cualquier lavado de dinero, el oficial responsable de AC se asegurará de que:
    • la información reunida se registre de manera coherente en la cuenta del Usuario de la Plataforma, o en otro lugar apropiado, y que los registros mantenidos en diferentes lugares sean objeto de referencias cruzadas cuando proceda, de modo que la información sea accesible y comprensible para otros miembros autorizados del personal, incluido el MLRO
    • todos los casos en que no se ha facilitado la información solicitada o en que las explicaciones proporcionadas no han sido satisfactorias serán registrados.
  2. El Grupo AC tendrá sistemas para archivar rutinariamente los registros junto con los registros contables del Grupo AC para asegurar su disponibilidad para un mínimo de los requisitos legales a partir de la fecha de finalización de la transacción o consulta.
  3. El Grupo AC tendrá sistemas de recuperación de datos que faciliten la recuperación completa y rápida de todos los registros relevantes por parte del personal autorizado, con el fin de responder plenamente a las consultas de los investigadores financieros.
  4. El Grupo AC dispondrá de procedimientos para garantizar que los datos personales obtenidos se procesen únicamente con el fin de prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.
  5. Todos los documentos e informaciones recogidos en la apertura de la cuenta, relativos a la identidad del Estudio/Performer, si procede su UBO, así como toda información recopilada durante la relación comercial, deberán conservarse durante 5 años a partir del cierre de la cuenta. Además, cada año, el historial de todas las transacciones realizadas desde el comienzo del año deberá guardarse y conservarse durante 5 años completos. EL Grupo AC conserva todos los documentos en datos resultantes de su relación comercial con el Estudio/Performer archivándolos según condiciones y modalidad que garantizan su integridad, y sobre todo en un soporte permanente respetando las normas de GDPR.
  6. El Grupo AC proporcionará a los nuevos Usuarios de la Plataforma la siguiente información antes de su registro en la Plataforma SNV:
    • una declaración de que todos los datos personales que se reciban con motivo del registro se procesarán únicamente a efectos de prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. (GDPR)
  7. El Grupo AC dispondrá de un procedimiento para determinar los datos personales cuya eliminación sea pertinente al final del período de retención legal, a menos que:
    • los mismos se requieran para procedimientos judiciales
    • el interesado ha dado su consentimiento expreso para la retención de dichos datos.
  8. En el caso de las cuentas registradas en la Plataforma SNV que hayan sido objeto de una notificación de sospecha, los registros pertinentes se conservarán por separado de los archivos rutinarios del Grupo AC, y no se destruirán, ni siquiera una vez transcurrido el período de retención legal, sin que el MLRO confirme que ya no son necesarios como parte de una investigación.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN INTERNA DE SOSPECHAS

POLÍTICA

La política del Grupo AC es que todos los miembros del personal se mantengan alerta ante la posibilidad de lavado de dinero y que informen de todas y cada una de las sospechas para las que crean que hay motivos razonables, siguiendo el procedimiento del Grupo AC.
La expectativa que se deposite en cada miembro del personal para responder a posibles sospechas será conforme a su posición en el Grupo AC. No se espera que nadie tenga un mayor conocimiento y comprensión de lo que es apropiado según su función.

CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS

  1. Todo el personal debe estar alerta ante la posibilidad de que los servicios del Grupo AC se utilicen para fines de lavado de dinero, o que en el curso de su trabajo puedan tener conocimiento de bienes delictivos o terroristas.
  2. La alerta ante la posibilidad de lavado de dinero debe combinarse con un conocimiento adecuado de las disposiciones normales del Usuario de la Plataforma, de modo que los miembros del personal sean conscientes de los factores anormales que pueden representar posibles causas de sospecha.
  3. Cuando un miembro del personal tenga conocimiento de una posible sospecha, deberá en un primer momento reunir la información pertinente de que disponga para decidir posteriormente si hay motivos razonables para sospechar que se está lavando dinero. Toda información adicional que se obtenga, en particular las explicaciones sobre instrucciones o transacciones inusuales, deberá registrarse en las cuentas registradas en la plataforma de manera rutinaria, pero no se hará mención alguna de la sospecha de blanqueo de dinero en ninguna de esas cuentas.
  4. El requisito de reunir información pertinente no se extiende a la realización de investigaciones o pesquisas, más allá de la utilización de fuentes de información fácilmente disponibles dentro del Grupo AC.
  5. Si después de reunir y examinar la información disponible de forma rutinaria, el miembro del personal está totalmente convencido de que no hay motivos razonables para sospechar, no se debe tomar ninguna otra medida.
  6. Un miembro del personal que, tras considerarlo, decida que puede haber motivos para sospechar, deberá, en circunstancias normales, plantear el asunto al oficial responsable de AC. Si después de la discusión ambos están de acuerdo en que no hay motivos para sospechar, no se debe tomar ninguna otra medida.
  7. Ningún miembro del personal está obligado a discutir una sospecha de lavado de dinero con el oficial responsable del AC. Pueden, en las circunstancias que prefieran, contactar directamente con el MLRO sin dar ninguna razón.
  8. Si, tras el planteamiento de una posible sospecha por parte de un miembro del personal, o como resultado de sus propias observaciones, el oficial responsable de AC decide que existen motivos razonables para sospechar de la existencia de lavado de dinero, deberá presentar un informe de sospechas al MLRO, en el formato especificado por el MLRO a tal efecto.
  9. Un informe interno de sospechas no conduce a la violación de la confidencialidad, y ningún miembro del personal dejará de hacer un informe interno por esos motivos.
  10. Si un informe de sospecha resulta de un asunto planteado por un miembro del personal de apoyo, el oficial responsable de AC debe comunicarle por escrito que se ha presentado un informe con referencia al asunto tratado en la fecha indicada, sin incluir el nombre de la(s) persona(s) sospechosa(s). De esta manera se notificará al miembro del personal que planteó el asunto que su obligación legal de informar ha sido cumplida. (formato del procedimiento de presentación de informes)
  11. En la circunstancia de que algún miembro del personal forme una sospecha de lavado de dinero, pero el oficial responsable de AC no esté de acuerdo en que existen motivos razonables para la sospecha, el miembro del personal que forme la sospecha debe cumplir con su obligación legal presentando un reporte de sospecha de lavado de dinero al MLRO, en el formato especificado por el MLRO para ese fin. El oficial responsable de AC debe reconocer este requisito legal y ayudar al miembro del personal a cumplirlo.
  12. El funcionario que forme o tenga conocimiento de una sospecha de lavado de dinero no la comentará con ninguna parte externa, ni con ningún otro miembro del personal, a menos que esté directamente involucrado en el asunto que causa la sospecha.
  13. Ningún miembro del personal revelará en ningún momento una sospecha de lavado de dinero a la persona sospechosa (incluida una parte externa). Si surgen circunstancias que puedan causar dificultades, el miembro del personal deberá buscar y seguir las instrucciones del MLRO.
  14. No se harán copias ni registros de los informes de sospecha de lavado de dinero, excepto por el MLRO, que mantendrá esos registros seguros y separados de las cuentas de usuario de la plataforma del Grupo AC y otros depósitos de información.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA LA REVELACIÓN OFICIAL A LAS AUTORIDADES

POLÍTICA

La política del Grupo AC es que el Oficial de Reporte de Lavado de Dinero (o, en su ausencia, el Oficial Adjunto) reciba y evalúe los reportes internos de sospecha, y decida si se debe hacer una revelación formal a las autoridades. Si así lo decide, el MLRO hará la divulgación formal en nombre del Grupo AC, utilizando el mecanismo apropiado.

CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS

  1. Al recibir un informe de sospecha de lavado de dinero de un miembro del personal, el MLRO acusará recibo por escrito, haciendo referencia al informe por su fecha y número de expediente único, sin incluir el nombre de la(s) persona(s) sospechosa(s). De esta manera se le notificará al miembro del personal que su obligación legal de reportar ha sido cumplida.
  2. El MLRO abrirá y mantendrá un registro de los progresos del informe. Este registro se mantendrá de forma segura y no formará parte de la cuenta del Usuario de la Plataforma.
  3. Tras recibir un informe, el MLRO reunirá toda la información pertinente que se encuentre en el Grupo AC, y hará todas las averiguaciones apropiadas de los miembros del personal en cualquier lugar del Grupo AC, a fin de evaluar adecuadamente el informe. El MLRO decidirá entonces si cree personalmente que hay motivos razonables para sospechar, y tomará una decisión sobre la obligación del Grupo AC de hacer una revelación formal a las autoridades.
  4. Antes de hacer una revelación formal a las autoridades, el MLRO tendrá que buscar el asesoramiento del propietario del Grupo AC. El propietario del Grupo AC tendrá la decisión final sobre si hacer una revelación formal a las autoridades.
  5. Todos los miembros del personal, en cualquier lugar del Grupo AC, responderán plenamente a todas las preguntas formuladas por el MLRO a los efectos de evaluar un informe de sospecha. La información proporcionada al MLRO en respuesta a esas indagaciones no viola ningún privilegio de confidencialidad/profesional, y ningún miembro del personal retendrá información por esos motivos.
  6. Si se ha decidido que se requiere una revelación formal a las autoridades, el MLRO hará dicha revelación por los medios apropiados.
  7. El MLRO documentará en el registro del informe las razones para decidir hacer o no hacer una divulgación formal.
  8. El MLRO informará, cuando proceda, al autor del informe interno si se ha hecho o no una revelación formal.
  9. El MLRO informará a todos aquellos, y sólo a aquellos, miembros del personal que necesiten estar al tanto de la sospecha con el fin de protegerlos a ellos y al Grupo AC de posibles delitos de lavado de dinero en relación con cualquier negocio relacionado.
  10. Tras una revelación formal, el MLRO tomará las medidas que requieran las autoridades en relación con la revelación.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA BLOQUEAR/CONTINUAR UNA CUENTA REGISTRADA EN LA PLATAFORMA TRAS UN INFORME DE SOSPECHA

POLÍTICA

La política del grupo AC es que desde el momento en que surja una sospecha de lavado de dinero, la cuenta registrada será bloqueada. No se permitirá que las consideraciones comerciales ni la dificultad de responder a las preguntas de las personas registradas en la plataforma sobre el asunto tengan prioridad sobre las obligaciones legales del Grupo AC a este respecto.

CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS

  1. Tan pronto como un miembro del personal se forme o tenga conocimiento de una sospecha de lavado de dinero, la cuenta registrada será bloqueada.
  2. Si existe alguna probabilidad de que se tenga conocimiento de que la cuenta registrada ha sido bloqueada, por ejemplo, porque no se ha realizado una transacción prevista, el miembro del personal interesado deberá ponerse en contacto con el MLRO para recibir instrucciones sobre cómo manejar el asunto.
  3. Al recibir un informe de sospecha, el MLRO instruirá al originador del informe y a cualquier otro personal involucrado a bloquear la cuenta registrada que da lugar a la sospecha
  4. Cuando se haya bloqueado una cuenta registrada, el MLRO llevará a cabo la evaluación del informe de sospechas lo antes posible para decidir si debe hacerse una revelación a las autoridades.
  5. Si el MLRO decide que no hay motivos razonables para sospechar que existe lavado de dinero, dará su consentimiento para continuar con la cuenta registrada por su propia autoridad.
  6. Si el MLRO decide que debe hacerse una revelación a las autoridades, deberá solicitar el consentimiento para continuar del propietario del Grupo AC lo antes posible. El propietario del Grupo AC tendrá la decisión final sobre la continuación de la cuenta registrada por parte del Grupo AC.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA LA CAPACITACIÓN PREVENTIVA CONTRA EL LAVADO DE DINERO

POLÍTICA

La política del Grupo AC es que la contratación de todo el personal nuevo incluya una evaluación como la descrita en el párrafo 2 del artículo 48 del Reglamento europeo sobre el lavado de dinero. (fuente PDF 2018 Directivas europeas ALD). La evaluación tendrá lugar antes de la contratación y a intervalos regulares durante el desempeño normal de todo el personal.
A su vez, es política del Grupo AC que todo el personal que maneje las cuentas registradas, o tenga acceso a ellas, reciba capacitación en materia de lucha contra el lavado de dinero para asegurarse de que sus conocimientos y su comprensión estén a un nivel adecuado, y capacitación continua por lo menos una vez al año para mantener la conciencia y asegurarse de que se cumplan las obligaciones legales del Grupo AC.
De igual manera, es política del Grupo AC que todo el personal que maneje las cuentas registradas, o que tenga acceso a los datos personales relativos a dichas cuentas, reciba formación sobre la legislación relativa a la protección de datos para garantizar que su conocimiento y comprensión estén a un nivel adecuado, y formación continua al menos una vez al año para mantener la conciencia y garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales del Grupo AC.
El MLRO, en cooperación con el oficial de capacitación y el oficial de protección de datos del Grupo AC, se asegurará de que la capacitación se ponga a disposición del personal en función de su exposición al riesgo de blanqueo de dinero y protección de datos, y de que se adopten medidas para comprobar y registrar que se ha llevado a cabo la capacitación y que el personal ha alcanzado un nivel adecuado de conocimientos y comprensión.
Habida cuenta de la gravedad de las obligaciones que la Ley y los reglamentos imponen a cada persona, y de las posibles sanciones, el MLRO velará por que la información sobre esas obligaciones personales esté a disposición de todos los miembros del personal en todo momento.
El objetivo de la capacitación es:

  • Instruir al personal sobre la manera de actuar ante una sospecha de lavado de dinero
  • concienciar a cada miembro del personal, de manera que puedan siempre actuar adecuadamente ante una sospecha de lavado de dinero
  • actualizar los conocimientos colectivos y operacionales sobre los riesgos de la prevención del lavado de dinero
  • entrenar al personal para detectar casos sospechosos
  • capacitar al personal para formalizar los casos sospechosos con posibles riesgos
  • comprobar el conocimiento adecuado de los procedimientos y las obligaciones subsiguientes,

La capacitación de todo el personal recién contratado forma parte de su proceso de integración laboral, bajo la responsabilidad del jefe de control interno. El jefe de control interno es el encargado de impartir la sesión de capacitación. La sesión puede impartirse por conferencia web.
Los soportes de capacitación y las hojas de asistencia deben conservarse durante al menos 5 años después de la salida del colaborador específico.

CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS

  1. Los nombramientos de puestos y las contribuciones del personal de conformidad con el párrafo 2 del artículo 48 del Reglamento Europeo sobre el Lavado de Dinero se incorporarán al proceso ordinario de evaluación del personal del Grupo AC.
  2. El MLRO, en cooperación con el oficial de capacitación del Grupo AC, evaluará métodos, productos y servicios alternativos de capacitación en materia de lucha contra el lavado de dinero a fin de poner a disposición de todos los miembros del personal que manejan las cuentas registradas actividades de capacitación adecuadas.
  3. Para que la capacitación sea adecuada, deberá tomar en cuenta:
    • la necesidad de lograr un nivel de conocimiento y comprensión apropiado para el papel del individuo en el Grupo AC
    • la necesidad de mantener ese nivel a través de una formación continua de actualización
    • la practicidad de asignar diferentes programas a personal con diferentes funciones sobre una base sensible al riesgo
    • el costo y la eficacia en el tiempo de los métodos y medios alternativos disponibles.
  4. El programa de capacitación incluirá medios para confirmar que cada persona ha alcanzado un nivel apropiado de conocimientos y comprensión, ya sea mediante pruebas formales, evaluación mediante conversaciones informales u otros medios.
  5. Se prestará especial atención a las necesidades de capacitación del personal directivo superior y del equipo de cumplimiento.
  6. El MLRO deberá:
    • informar a todos los miembros del personal del programa de capacitación que deben realizar, y el calendario para completarlo
    • comprobar que todos los miembros del personal han completado el programa de capacitación que se les ha asignado, a la vez que emite recordatorios a los que no han completado el horario
    • notificar al propietario del negocio sobre los casos en que los miembros del personal no respondan a los recordatorios y no hayan completado la capacitación asignada
    • mantener registros de la capacitación impartida, incluidos los resultados de las pruebas u otras evaluaciones que demuestren que cada persona ha alcanzado un nivel de competencia adecuado.
  7. Al término de un ciclo de capacitación, el MLRO garantizará la continuidad de la capacitación en curso, teniendo en cuenta al mismo tiempo:
    • la efectividad del programa completado
    • la necesidad de mantener la información de la capacitación al día con respecto a cambios en las leyes, reglamentos, etc.
    • la necesidad de facilitar orientación y prácticas.
  8. El MLRO deberá determinar las necesidades de capacitación de su propia función y se asegurará de que obtenga los conocimientos y la comprensión adecuados para cumplir las obligaciones del nombramiento.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA LA VIGILANCIA Y LA GESTIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES

POLÍTICA

La política del Grupo AC es supervisar nuestro cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios de lucha contra el lavado de dinero y llevar a cabo una auditoría anual independiente del cumplimiento de las normas de lucha contra el lavado de dinero, cuyas conclusiones se tendrán en cuenta y se establecerán las recomendaciones adecuadas para la adopción de medidas.
El propietario del Grupo AC proporcionará la autoridad y los recursos necesarios para la aplicación en curso de un régimen de lucha contra el lavado de dinero.

CONTROLES Y PROCEDIMIENTOS

  1. El MLRO supervisará continuamente todos los aspectos de las políticas y procedimientos de lucha contra el lavado de dinero del Grupo AC, junto con los cambios y novedades en el entorno jurídico y reglamentario que puedan afectar a la evaluación de riesgos de todo el negocio del Grupo AC. Cualquier deficiencia en el cumplimiento de las normas ALD (Antilavado de dinero) que requiera una rectificación urgente será tratada inmediatamente por el MLRO, que informará de tales incidentes al propietario del Grupo AC cuando sea apropiado y solicitará cualquier apoyo que pueda ser necesario.
  2. El MLRO facilitará y asistirá al auditor independiente en la realización de una auditoría anual del cumplimiento de las normas ALD del Grupo AC. Este informe incluirá:
    • un resumen del perfil de riesgo de lavado de dinero y de las vulnerabilidades del Grupo AC, junto con información sobre las formas en que éstas cambian y evolucionan
    • un resumen de cualquier cambio en el (los) entorno(s) reglamentario(s) en el que opera el Grupo AC y las formas en que el Grupo AC se ve afectado
    • un resumen de las actividades de lucha contra el lavado de dinero dentro del Grupo AC, incluyendo el número de reportes internos de sospecha recibidos por el MLRO y el número de revelaciones hechas a las autoridades
    • detalles de cualquier deficiencia de cumplimiento sobre la que ya se hayan tomado medidas, junto con informes de los resultados
    • detalles de cualquier deficiencia de cumplimiento sobre la que haya que tomar medidas, junto con las medidas recomendadas y el apoyo de gestión necesario
    • un esbozo de los planes para el desarrollo continuo del régimen de lucha contra el blanqueo de dinero, incluidas las actividades permanentes de capacitación y sensibilización de todo el personal pertinente.
  3. En los casos en que se indiquen medidas de gestión, el propietario del Grupo AC decidirá las medidas apropiadas que deben adoptarse.